A gyűjtési naplók személyesen vagy postai úton nyújthatók be érvényesítésre, melynek részleteiről a Nébih honlapján tájékozódhatnak.
A beérkezett naplókat a Nébih évszámmal ellátott hologramos matricával érvényesíti és az érvényesítést követő év április 30. napjáig maradnak érvényben. Az érvényes gyűjtési naplók sorszáma megtekinthető a Nébih honlapján, ahol az adatok havi gyakorisággal frissülnek.
Azok a naplók, amelyeket a tulajdonosaik nem juttatnak el a megadott határidőre a Nébih-hez, 2019. május 1-i hatállyal érvényüket veszítik.